Bienvenue à Loperhet

Vue de l'Elorn

Rostiviec
Centre Nautique

Kersanton

 

 

Ordre de priorité des réservations

L’ordre de priorité de réservation est :

- la municipalité, l’école des musiques du pays de Daoulas, l’ALSH, l’espace jeunes et la micro-crèche,

- les écoles et les associations de parents d’élèves de la commune,

- les associations sportives et culturelles de la commune encadrant des jeunes nommées ci-après (Amicale laïque, Boui-boui théâtre, CNRL, GV Forme, L’Danse, RCL, TCL, TTL et Unissons),

- l’association le Loperhethon,

- les juniors associations loperhétoises,

- les autres associations sportives et culturelles de la commune et celles reconnues d’intérêt intercommunal,

- les associations caritatives intercommunales,

- les résidents de la commune âgés de plus de 25 ans et les entreprises situées sur la commune,

- les organisateurs de salons professionnels,

- les fédérations sportives ou départementales,

- les autres, les particuliers et les entreprises extérieures à la commune, les comités d’entreprises et associations de personnels d’entreprise,

- les personnels communaux en activité.

Les autres demandes seront étudiées au cas par cas.

 

Conditions de réservations

Toute réservation de salles est soumise à l’acceptation préalable du maire ou de son représentant. Le planning d’occupation est tenu à jour en mairie.

Le planning des associations, des actions municipales, de l’école de musique, de l’ALSH et de l’Espace jeunes de septembre à juin est arrêté en septembre.

La demande de réservation se fait par écrit adressée au maire par la personne, privée majeure ou morale, responsable de la manifestation au maximum six mois avant celle-ci, excepté pour les mois de juillet et août pour lesquels les demandes peuvent être faites avec un préavis de 18 mois.

Pour les fêtes privées (mariage, anniversaire, départ en retraite…), la réservation doit être faite par la personne concernée.

Les personnes privées doivent être âgées de plus de 25 ans lors de la réservation (sauf situation particulière).

Un justificatif d’identité et de domicile est demandé.

Le bénéficiaire précise :

- la (ou les) salle(s) demandée(s),

- la date et la nature de la manifestation,

- le nombre approximatif de personnes attendues,

- les heures d’occupation sollicitées,

- le matériel souhaité.

La réservation sera effective après accord du maire ou de son représentant et après paiement de la somme représentant le coût global de la mise à disposition, paiement par chèque libellé à l’ordre du Trésor Public. Les coûts de location sont fixés par délibération annuelle du conseil municipal.

 En cas d’annulation (sauf cas de force majeure dûment justifié) :

- avec un délai supérieur à 3 mois remboursement de 50% du coût de la location,

- avec un délai inférieur ou égal à 3 mois pas de remboursement.

Avant la remise des clés, une caution « dégâts » et une caution « nettoyage » seront demandées.

Les chèques seront libellés à l’ordre du Trésor Public. Ces cautions fixées par délibération du conseil municipal seront restituées, dans un délai d’une quinzaine de jours, après vérification de l’état des locaux (dégâts et état de propreté) par les services communaux.

En cas de dégâts, un devis de réparation sera établi par le maire ou son représentant, le cas échéant il sera fait appel à un professionnel compétent.

Le présent règlement sera signé par le bénéficiaire de la réservation.

La personne, privée ou morale, qui réserve engage sa responsabilité ; elle devra fournir à la mairie une attestation de responsabilité civile couvrant les dommages causés aux locaux et matériels ainsi que ceux subis par des tiers lors de la manifestation.

En cas de réservation par une Junior Association : la visite de sécurité sera assurée par un adulte référent (parent ou responsable « service jeunesse »). Ce référent doit être présent du début à la fin de la location de la salle.

Toute demande de réservation sortant du cadre du présent règlement devra être examinée par le conseil municipal.

 

Conditions d'utilisation

L’utilisation de la salle est réservée à sa vocation première (essentiellement spectacles, assemblées générales, réunions, repas familiaux, apéritifs…).

En est exclue toute manifestation ou utilisation relevant de la salle omnisports sauf cas exceptionnel et sur demande explicite et réservation auprès de la mairie. En est exclue toute manifestation ou utilisation non adaptée aux conditions générales de sécurité et d’ordre public.

Une visite des lieux avec un agent communal SIAP (Sécurité Incendie Assistance aux Personnes) sera organisée pour permettre à l’utilisateur de connaître les consignes de sécurité et de s’informer sur les dispositifs d’alarme, les moyens d’extinction d’incendie et les issues de secours.

Les issues de secours devront rester dégagées. Les places de stationnement devront être respectées. En cas d’urgence, l’évacuation des locaux devra respecter les consignes de sécurité.

L’utilisateur de la salle devra faire respecter les locaux afin qu’aucune dégradation n’y soit causée.

L’utilisateur de la salle devra veiller :

- à s’assurer que le niveau sonore (cris, chahuts, klaxons…) n’entraîne pas de nuisance à l’extérieur       et que les ouvertures sont maintenues fermées pendant l’utilisation,

- à terminer la soirée au plus tard à l’heure prévue lors de la réservation,

- à vérifier la fermeture des portes et fenêtres après une dernière visite des lieux,

- à s’assurer qu’il ne reste personne dans les locaux,

- à procéder à l’extinction des lumières lors de son départ,

- à prendre en charge, le cas échéant, les déclarations à la SACEM et autres organismes concernés       par la manifestation,

- à établir une demande éventuelle d’autorisation d’ouverture d’un « débit de boissons temporaire» un mois au moins avant la date de la manifestation.

Il devra prendre connaissance du document en annexe indiquant les modalités d’utilisation de la salle.

Les locaux sont mis à disposition en bon état de propreté et devront être restitués dans le même état. Le matériel sera rangé dans les endroits prévus à cet effet, le nettoyage de tout l’espace utilisé sera assuré et les déchets ménagers devront être entreposés dans des sacs poubelles avant d’être déposés dans les conteneurs collectifs adéquats, le tri sélectif sera effectué.

Un état des lieux par les services communaux sera effectué avant la remise des clés et après la manifestation (la personne qui réserve pourra être présente si elle le désire).

Il est interdit :

- de démonter, transformer du matériel et du mobilier,

- de percer, forer ou de poser des vis,

- de modifier l’installation électrique ou d’ajouter une installation supplémentaire,

- de coller des affiches, de scotcher ou punaiser (des systèmes d’accroche fixes sont prévus),

- d’utiliser du gaz,

- de masquer ou couvrir les lumières, tout particulièrement les issues de secours,

- de sous-louer.

Les animaux sont interdits à l’intérieur des locaux sauf autorisation spéciale délivrée par le maire ou son représentant.

Conformément à la loi, il est interdit de fumer dans les locaux.

Utilisation du matériel de sonorisation, d’éclairage de scène et de vidéo-projection :

- aucun matériel autre que celui mis à disposition sous certaines conditions ne sera autorisé (risque pour les réseaux électriques ou autres) sauf si un professionnel de l’animation est présent,

- lorsque du matériel sera réservé, les branchements seront effectués par un personnel qualifié. A l’ouverture de la salle un complément d’information sera apporté,

- une caution fixée par délibération du conseil municipal, libellée par chèque à l’ordre du Trésor Public, sera demandée par matériel utilisé, sonorisation, éclairage de scène ou vidéo projecteur.

La limite de l’occupation d’une salle ne peut excéder 3 heures du matin.

 

Tarifs

Chaque salle porte un nom pour simplifier les réservations et les tarifs :

- salle nord avec la scène : salle Elorn,

- salle sud avec la partie vitrée : salle Penfoul,

- hall : salle Lanveur.

Les tarifs de locations sont fixés par une délibération annuelle du conseil municipal, valable pour l’année civile. Dès qu’une réservation concerne l’année civile suivante, la correction éventuelle du tarif aura lieu au début de cette année civile.

Mise à disposition à titre gracieux :

2 manifestations annuelles :

- les écoles et les associations de parents d’élèves de la commune,

- les associations sportives et culturelles de la commune encadrant des jeunes nommées ci-après (Amicale laïque, Boui-Boui Théâtre, CNRL, GV Forme, L’Danse, RCL, TCL, TTL et Unis-Sons),

- l’association le Loperhethon,

- les Junior Associations loperhétoises.

1 manifestation annuelle :

- les autres associations sportives et culturelles de la commune et celles reconnues d’intérêt intercommunal,

- les associations caritatives intercommunales.

Agent SSIAP

Lorsque 300 personnes et plus sont attendues simultanément, la mise à disposition du SSIAP (Service de Sécurité Incendie et d’Assistance à Personnes) est obligatoire et sera facturée à l’heure, selon le tarif en vigueur pour l’emploi d’un agent des services techniques. Soit :

- le lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi : taux horaire,

- la nuit après 22 h : taux majoré de 100%,

- les dimanches et jours fériés : taux majoré de 2/3.